Dit is de privacyverklaring van Kaan Transport B.V. (hierna “Kaan” of “wij”). Kaan is gevestigd in Hippolytushoef aan Rozenlaantje 4. Het Kamer van Koophandel nummer van Kaan is: 37009376. Kaan is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
Indien u klachten of vragen hebt met betrekking tot de gegevensverwerking kunnen die per email (info@kaantransport.nl) of per post (Rozenlaantje 4, 1777 HR Hippolytushoef) gemeld worden. In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van u verwerken, hoe we uw privacy waarborgen en welke rechten u heeft. Als u wilt weten welke cookies wij gebruiken, dan kunt u dat lezen in onze cookieverklaring.
Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van klanten welke gebruik maken van onze diensten, bezoekers van onze website, leveranciers sollicitanten en alle overige relaties van Kaan.
Wat is het algemene privacybeleid van Kaan?
1) Kaan respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website https://www.kaantransport.nl, van haar (potentiële) klanten en relaties.
2) Kaan stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.
3) Kaan deelt uw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijk verplichting.
4) Kaan is voortdurend op zoek naar manieren om haar dienstverlening te verbeteren en deze zoveel mogelijk af te stemmen op uw persoonlijke wensen en behoeften. Daarbij houdt Kaan altijd rekening met uw privacy en houdt zich aan de eisen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.
Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?
Kaan verwerkt uw persoonsgegevens omdat u:
1) gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
2) gegevens invult of achterlaat bij een van haar vestigingen of via andere gangbare kanalen, zoals
e-mail, de website of per telefoon;
3) de website van Kaan bezoekt;
4) een zakelijke relatie met Kaan hebt;
5) solliciteert bij Kaan.
De meeste gegevens die we van u verzamelen levert u zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. In bepaalde gevallen kunnen we de gegevens uit onze database halen, zodat u niet steeds opnieuw uw gegevens hoeft aan te leveren.
Voor welke doelen verzamelen we uw persoonsgegevens?
Kaan verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
*) Communicatie. We gebruiken uw contactgegevens om contact met u op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is. Daarnaast gebruiken we uw telefoonnummer en/of email-adres, als u daar toestemming voor heeft gegeven, om u te informeren over voor u relevante diensten of in voor u relevante WhatsApp-groepen.
**) Uitvoeren opdracht. Als u klant of leverancier bent van Kaan dan verwerken wij uw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
***) Sollicitatieprocedure. Zowel naar aanleiding van open sollicitaties als naar aanleiding van een vacature.
****)Wet- en regelgeving. We verwerken uw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.
*****) Gebruikerservaring website. Om te beoordelen of de website van Kaan een optimale gebruikerservaring biedt. (Zie onze cookie-verklaring op onze website www.kaantransport.nl)
Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?
Wij verwerken uw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met u, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, u daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Als u Kaan toestemming heeft gegeven om voor bepaalde doelen uw persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop u deze heeft verstrekt.
Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt Kaan?
Kaan verwerkt uw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder treft u een overzicht aan van de belangrijkste processen.
1. Contactformulier
Op de website van Kaan kunt u contact opnemen met Kaan via een contactformulier, bijvoorbeeld wanneer u een opdracht, een vraag, een sollicitatie of een klacht heeft. Deze komt binnen bij onze planning en wordt zo snel mogelijk afgehandeld. De gegevens die we u vragen in te vullen, hebben we nodig om met u te kunnen communiceren en u zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn. Deze gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan afhandeling van uw opdracht, vraag, sollicitatie of klacht.
2. Aanvragen opdracht
Om een opdracht door Kaan te kunnen laten uitvoeren hebben wij daarvoor verschillende gegevens nodig:
* het KvK-nummer van uw of uw onderneming;
* het btw-nummer van uw onderneming;
* (bedrijfs)naam;
* de adresgegevens van uw of uw onderneming;
* telefoonnummer(s) van opdrachtgevers en geadresseerde;
* e-mailadres;
* het vestigingsadres;
* het afleveradres;
* het factuuradres;
* het emailadres voor de factuur;
* extra informatie die van belang is om de opdracht goed te kunnen voeren.
Overige gegevens zijn optioneel en verstrekt u vrijwillig. Het niet verstrekken van optionele informatie kan wel tot gevolg hebben dat u bepaalde diensten die Kaan aanbiedt mogelijk niet kunt gebruiken
3. Gratis wifi
Wij bieden bezoekers van onze vestiging aan het Rozenlaantje gratis wifi aan. Dit verloopt via Telfort/KPN. Door gebruik te maken van ons wifinetwerk, gaat u akkoord met de voorwaarden van Telfort/KPN en met de manier waarop zij uw persoonsgegevens verwerken.
4. Netwerk van collega vervoerders
Kaan deelt naar eigen inzicht uw opdracht (tenzij specifiek aangegeven) wel of niet met collega vervoerders. Voor deze samenwerking kan het nodig zijn om gegevens met hen te delen om uw opdracht op de meest gunstigste manier te kunnen uitvoeren.
5. Cameratoezicht
Wij beveiligen ter bescherming van onze werknemers, klanten en eigendommen met camera’s. Deze camera’s zijn geplaatst bij betreding van onze vestiging. U wordt op de aanwezigheid van cameratoezicht geattendeerd.
6. Inkoop / leveranciers
Kaan verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die Kaan verwerkt van haar leveranciers zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.
7. Sollicitaties
Als u bij Kaan solliciteert, dan worden de door u verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder andere:
* Naam en adresgegevens; – e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens; –
geboortegegevens/leeftijd;
* geslacht;
* Curriculum Vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
* gegevens over trainingen en opleidingen en/of assessments die u zelf of via ons hebt gevolgd of
gedaan;
* gegevens over beschikbaarheid;
* andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid
van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften, nationaliteit en werkvergunning;
* overige gegevens die u ons hebt verstrekt.
Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie, en de personen die bij de selectieprocedure en gesprekken betrokken zijn. Kaan gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Kaan bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?
Soort gegeven Bewaartermijn en reden
Klantgegevens uw persoonsgegevens worden bewaard zolang u klant bent van Kaan. Als u de klantrelatie beëindigt, bewaart Kaan maximaal een jaar uw gegevens met uitzondering van die gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor facturen.
Leveranciersgegevens uw persoonsgegevens worden bewaard zolang we zakendoen of zolang u onze contactpersoon bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet.
Gegevens van sollicitanten uw gegevens als sollicitant worden maximaal een maand na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard, tenzij u toestemming heeft gegeven dat wij deze langer mogen bewaren. Dan worden uw gegevens uiterlijk na 1 jaar verwijderd.
Camerabeelden Onze camerabeelden worden maximaal 28 dagen bewaard, tenzij er een gegronde reden is om de beelden langer te bewaren (bijvoorbeeld een politieonderzoek). Dan worden de beelden bewaard zolang als noodzakelijk.
Delen we uw gegevens?
Kaan Transport en Kaan Vis zijn onderdeel van Fiscale eenheid Kaan Onroerend Goed. Alle gegevens die wij verwerken, worden opgeslagen in de datacentra van Kaan Transport of hun IT-serviceproviders. Daarnaast delen wij uw gegevens met bedrijven die diensten voor ons verlenen op financieel en administratief terrein. Klantgegevens zijn niet toegankelijk voor deze instanties tenzij dit nodig is om bijvoorbeeld een schade af te handelen. Behalve met bedrijven die onderdeel zijn van de fiscale eenheid, kunnen wij uw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden, zoals verzekeringsmaatschappij, salarisverwerker, instanties die nodig zijn om aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen, etc. We delen alleen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichting. Wanneer wij uw gegevens met derden delen, leggen wij die derden de verplichting op om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Kaan verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.
Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij beveiligen uw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:
* we beveiligen onze website met een TSL-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie,
bijvoorbeeld die wordt verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
* onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
* toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord en als extern toegang wordt
gegeven maken we gebruik van two-factor authentication;
* alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot uw persoonsgegevens;
* het delen van persoonsgegevens met derden doen we via een beveiligde verbinding; en,
* we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken
waardoor uw privacy wordt gewaarborgd.
Welke rechten heeft u met betrekking uw persoonsgegevens?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Kaan. Ook heeft u in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens van u waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Kaan Transport t.a.v. privacy, Rozenlaantje 4, 1777 HR Hippolytushoef of naar info@kaantransport.nl met als onderwerp privacy. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan uw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.
Indien u een klacht heeft over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij u dit zo snel mogelijk bij ons te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de site van Autoriteitspersoonsgegevens, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wat als het privacybeleid van Kaan wijzigt?
De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring vind je altijd op https://www.kaantransport.nl. Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 24 mei 2018.